Как сдать документы в архив при ликвидации

А именно:

  • трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
  • приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
  • личные карточки работников согласно форме Т-2;
  • документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
  • а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.

Перед тем как сдать документы в архив при ликвидации, необходимо знать, какая именно документация должна быть передана на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сдать документы в архив при ликвидации

Местных органах исполнительной власти и организациях относящихся к их системе

Водопроводно-канализационного хозяйства

В существующих организациях г. Москвы, в которых документы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Информация о местах хранения документов (по личному составу), необходимых для подтверждения фактов работы, учебы, награждения, актов гражданского состояния

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

Городского хозяйства (жилищного и дорожно-мостового хозяйства)

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., 8-926-604-22-08

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Документы в архив при ликвидации передаются, как правило, после получения справок из Пенсионного фонда РФ и внебюджетных фондов, подтверждающих снятие юридического лица с учета. Перед этапом уничтожения печатей и штампов происходит работа с архивом.

Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций дает ссылку на специализированный архив для бумаг по личному составу. Пока такие организации не распространены, созданы лишь в некоторых регионах и информации о них мало. Поэтому если таковой специализированный архив отсутствует на территории ликвидируемой организации, то документация передается в государственный архив.

Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации

Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством —

  1. корреспонденция;
  2. отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  3. договоры с контрагентами;
  4. документы по личному составу;
  5. учредительные документы и др.

— лицевые счета по заработной плате работников или в случае их отсутствия расчетно-платежные ведомости;

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

-, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Сдача документов в архив

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в РФ”. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Подготовка документов к сдаче в гос

1.2 Трудовые договоры (в т.ч. договоры подряда с физическими лицами)
1.3 Личные карточки Т-2
1.4 Лицевые счета
1.5 Расчетные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)

После того, как сдача документов в архив при ликвидации будет осуществлена, выдается Акт приема передачи документов на государственное хранение с присвоением фонду ликвидируемой организации собственного номера, а также указанием крайних дат и количества переданных дел.

2. Документы, необходимые для оформления научно-справочного аппарата фондообразователя (можно копии):

При официальной ликвидации организации, в том числе через процедуру банкротства, важно, чтобы максимально тщательно была проведена подготовка документов в архив и процедура передачи документов по личному составу в ЦГАЛС СПб – Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга.

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб)
191019, Санкт-Петербург, Днепропетровская ул., д. 9а.
Тел.: 8 (812) 572-12-57.
E-mail: cgals@cgals.spbarchives.ru

Для передачи вышеупомянутых документов на государственное хранение мало просто собрать их из отделов (подразделений) организации. Необходимо провести архивную обработку документов и создать научно-справочный аппарат к ним в соответствии с «ОСНОВНЫМИ ПРАВИЛАМИ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ» (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Как сдать документы в архив при ликвидации

  • экспертиза документов для установления ценности и сроков хранения;
  • оформление дел;
  • описание документов, подлежащих временному и постоянному хранению;
  • прошивка документов, если она не была выполнена ранее;
  • согласование с принимающим архивом.

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Наши специалисты могут составить весь перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации. Получив доступ к документации, мы проверим наличие всех необходимых бумаг, проверим их ценность, выполним полную архивную обработку для передачи в Госархив.

А именно:

  • трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
  • приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
  • личные карточки работников согласно форме Т-2;
  • документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
  • а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Как сдать документы в архив при ликвидации

Если вы не хотите вникать в тонкости архивного делопроизводства и нюансов работы отдельных компаний, доверьте работу профессионалам. В «Столичный архивист» они есть.

Казалось бы, что решение вопроса о том, как сдать документы в архив при ликвидации не должно вызывать затруднений, ведь в законодательстве прописаны все нюансы.

В нем прописывают обязательства сторон и перечисляют сдаваемые документы, указывают порядок и временные рамки их передачи. Обязательно оговариваются пункты оплаты, возможности упорядочивания и условия последующего уничтожения материалов с истекшим сроком хранения.

Но! Как в государственных, так и в коммерческих архивах ваш фонд могут не принять. Из-за неправильного оформления, недостающей описи, неграмотно составленного перечня и многого другого. Дело в том, что порядок сдачи определяет принимающая сторона. И у многих компаний бывают оригинальные требования к сдаваемым материалам. Если какой-либо пункт будет пропущен или выполнен неправильно, весь массив придется обрабатывать заново. Именно поэтому быстро сдать документы в архив при ликвидации или банкротстве компании не удается и процесс растягивается на месяцы.

В архивы государственного или муниципального подчинения отправляется документация постоянного срока хранения и по личному составу (75 лет), а также материалы для временного (до 10 лет) сохранения. В перечне: приказы и распоряжения, договоры и выписки, книги учета и акты о несчастных случаях, указатели и протоколы, лицевые счета и невостребованные документы.

Они знают как оформить и сдать документы в архив при ликвидации, потому выполнят работу быстро и грамотно. Это позволит сэкономить ваше время, деньги, обеспечить законные права трудящихся на получение заработанной ими пенсии.

Еще по теме:

  • Налоги относятся на расходы связанные с производством и реализацией продукции Понятие и учет расходов, связанных с производством и реализацией ВАЖНО! Для долгосрочных видов договоров страхования при наличии в них условия о единоразовом погашении всей суммы страхового вознаграждения необходимо производить […]
  • Закону 755 Правила и примеры расчета и начисления выплат по больничным листам Например, в феврале 2018 года ребенок болел 6 дней. Заработок матери за 2 расчетных года составил 1 270 000 руб. Страховой стаж 7,5 лет. Уход осуществлялся в течение 4 […]
  • Авиабилет на несовершеннолетнего Сколько стоит багаж в самолете Ютэйр (Utair) Транспортировка поклажи, которая указана в списке, оплачивается пассажирами согласно правилам и тарифам авиакомпании. Максимально допустимый вес дорожной сумки с питомцем – это 10 килограмм при […]
  • Платёжное поручение по налогу на прибыль 2014 Порядок и учет при продаже основных средств Такой убыток нельзя учесть на балансе сразу после реализации, чтобы его сумма уменьшила базу по налогу на прибыль. Потерянные средства придется равными частями распределить по месяцам, которые […]
  • Закон о продаже алкоголя после 23 Какой штраф за продажу алкоголя после 22 часов В Чечне к этому подошли строже остальных: здесь купить спиртное можно только в течение двух утренних часов – с 8 до 10 часов. Сравнительно небольшие штрафы за продажу алкоголя после […]