Как сдать документы в архив при ликвидации

А именно:

  • трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
  • приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
  • личные карточки работников согласно форме Т-2;
  • документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
  • а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.

Перед тем как сдать документы в архив при ликвидации, необходимо знать, какая именно документация должна быть передана на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сдать документы в архив при ликвидации

Местных органах исполнительной власти и организациях относящихся к их системе

Водопроводно-канализационного хозяйства

В существующих организациях г. Москвы, в которых документы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Информация о местах хранения документов (по личному составу), необходимых для подтверждения фактов работы, учебы, награждения, актов гражданского состояния

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

Городского хозяйства (жилищного и дорожно-мостового хозяйства)

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., 8-926-604-22-08

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Документы в архив при ликвидации передаются, как правило, после получения справок из Пенсионного фонда РФ и внебюджетных фондов, подтверждающих снятие юридического лица с учета. Перед этапом уничтожения печатей и штампов происходит работа с архивом.

Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций дает ссылку на специализированный архив для бумаг по личному составу. Пока такие организации не распространены, созданы лишь в некоторых регионах и информации о них мало. Поэтому если таковой специализированный архив отсутствует на территории ликвидируемой организации, то документация передается в государственный архив.

Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации

Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством —

  1. корреспонденция;
  2. отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  3. договоры с контрагентами;
  4. документы по личному составу;
  5. учредительные документы и др.

— лицевые счета по заработной плате работников или в случае их отсутствия расчетно-платежные ведомости;

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

-, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Сдача документов в архив

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в РФ”. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Подготовка документов к сдаче в гос

1.2 Трудовые договоры (в т.ч. договоры подряда с физическими лицами)
1.3 Личные карточки Т-2
1.4 Лицевые счета
1.5 Расчетные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)

После того, как сдача документов в архив при ликвидации будет осуществлена, выдается Акт приема передачи документов на государственное хранение с присвоением фонду ликвидируемой организации собственного номера, а также указанием крайних дат и количества переданных дел.

2. Документы, необходимые для оформления научно-справочного аппарата фондообразователя (можно копии):

При официальной ликвидации организации, в том числе через процедуру банкротства, важно, чтобы максимально тщательно была проведена подготовка документов в архив и процедура передачи документов по личному составу в ЦГАЛС СПб – Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга.

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб)
191019, Санкт-Петербург, Днепропетровская ул., д. 9а.
Тел.: 8 (812) 572-12-57.
E-mail: cgals@cgals.spbarchives.ru

Для передачи вышеупомянутых документов на государственное хранение мало просто собрать их из отделов (подразделений) организации. Необходимо провести архивную обработку документов и создать научно-справочный аппарат к ним в соответствии с «ОСНОВНЫМИ ПРАВИЛАМИ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ» (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Как сдать документы в архив при ликвидации

  • экспертиза документов для установления ценности и сроков хранения;
  • оформление дел;
  • описание документов, подлежащих временному и постоянному хранению;
  • прошивка документов, если она не была выполнена ранее;
  • согласование с принимающим архивом.

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Наши специалисты могут составить весь перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации. Получив доступ к документации, мы проверим наличие всех необходимых бумаг, проверим их ценность, выполним полную архивную обработку для передачи в Госархив.

А именно:

  • трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
  • приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
  • личные карточки работников согласно форме Т-2;
  • документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
  • а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Как сдать документы в архив при ликвидации

Если вы не хотите вникать в тонкости архивного делопроизводства и нюансов работы отдельных компаний, доверьте работу профессионалам. В «Столичный архивист» они есть.

Казалось бы, что решение вопроса о том, как сдать документы в архив при ликвидации не должно вызывать затруднений, ведь в законодательстве прописаны все нюансы.

В нем прописывают обязательства сторон и перечисляют сдаваемые документы, указывают порядок и временные рамки их передачи. Обязательно оговариваются пункты оплаты, возможности упорядочивания и условия последующего уничтожения материалов с истекшим сроком хранения.

Но! Как в государственных, так и в коммерческих архивах ваш фонд могут не принять. Из-за неправильного оформления, недостающей описи, неграмотно составленного перечня и многого другого. Дело в том, что порядок сдачи определяет принимающая сторона. И у многих компаний бывают оригинальные требования к сдаваемым материалам. Если какой-либо пункт будет пропущен или выполнен неправильно, весь массив придется обрабатывать заново. Именно поэтому быстро сдать документы в архив при ликвидации или банкротстве компании не удается и процесс растягивается на месяцы.

В архивы государственного или муниципального подчинения отправляется документация постоянного срока хранения и по личному составу (75 лет), а также материалы для временного (до 10 лет) сохранения. В перечне: приказы и распоряжения, договоры и выписки, книги учета и акты о несчастных случаях, указатели и протоколы, лицевые счета и невостребованные документы.

Они знают как оформить и сдать документы в архив при ликвидации, потому выполнят работу быстро и грамотно. Это позволит сэкономить ваше время, деньги, обеспечить законные права трудящихся на получение заработанной ими пенсии.

Еще по теме:

  • Закон о продаже алкоголя после 23 Какой штраф за продажу алкоголя после 22 часов В Чечне к этому подошли строже остальных: здесь купить спиртное можно только в течение двух утренних часов – с 8 до 10 часов. Сравнительно небольшие штрафы за продажу алкоголя после […]
  • Федеральным законом от 30122004 218-фз о кредитных историях ФЗ № 218 О кредитных историях титульной части; основной части; дополнительной (закрытой) части. б) основные части кредитных историй реорганизованных юридических лиц, прекративших существование, — если юридическое лицо было […]
  • Заявление о зачете с в пфр Заявление о зачете суммы излишне уплаченного налога Если же переплаченную сумму вы нашли самостоятельно, для проведения зачета нужно отправить налоговикам заявление. Переплаченную в бюджет сумму может найти сам налогоплательщик или […]
  • Авиабилет на несовершеннолетнего Сколько стоит багаж в самолете Ютэйр (Utair) Транспортировка поклажи, которая указана в списке, оплачивается пассажирами согласно правилам и тарифам авиакомпании. Максимально допустимый вес дорожной сумки с питомцем – это 10 килограмм при […]
  • Стаж для пенсии север Максимальная пенсия в России На наглядном случае гражданина Петрова, можно рассчитать какая страховая пенсия ему будет положена при выходе на пенсию. Для этого используем формулу: Для людей 1966 г.р. и старше доступен только страховой вид […]